■様々な報告形式
皆さんの働く会社の中で、「報告」というと、どのようなイメージがありますか？
会議形式、メールやチャット、電話、上司と立ち話で、と様々有るかと思います。
シチュエーションに応じて
やり方を選択されている事かと思います。（その選択が最適かは別）
私が取り組んだものは、いわゆる会議形式の「報告会」を削減しました。
会議形式→メールやその他の形式に変える訳ではなく
会議そのものを削減する活動をやってきました。
今日は活動に至ったキッカケや背景について、お伝えします。
■同じ内容を報告したような・・・
私はプロジェクト管理業務を担当していた事もあり、
プロジェクトの進捗状況を報告する会議や、予算の承認を行う会議
プロジェクトの計画を相談する会議など様々な会議に日々参加していました。
ある会議の中で
「あれ？ここで報告している内容って、ついこの前も同じ事を報告したような・・・」
と感じる報告会がありました。
具体的には、以下の2つになります。
❶新製品の企画書報告（A部長）
❷新製品の予算報告（A部長）
❶新製品の企画書報告の際に、❷新製品の予算報告も内容に入っており
❷の報告の際には、また同じ事を報告するの・・・？と感じていました。
■変えるべきは、会社のルール
同じような内容を同じ人に報告する事がなぜ発生しているのか？
これを調査していくと、会社のルールでその報告が規定されている事が分かりました。
つまり、私のターゲットは「同じような内容を同じ人に報告させている ”会社のルール” 」となり
会社のルールを変える事で、無駄な報告を減らす活動をやってきました。
■報告を受ける経営層は、気付きにくい
「同じような内容を同じ人に報告」 この状況について
報告をしている側が気付いているなら、報告を受ける側も気付くはず・・・
そう感じる人も多いかもしれません。
しかしながら、私が活動をしてきて感じたのは、報告を受ける側が
経営層になるほど、一般的には任されるタスクも多くなり、
1度や2度聞いた報告内容を1つ1つ細部まで覚えていられません。
一方で、報告を行う側は、資料の作成や関係者とのすり合わせなど、
1つの報告に対して掛ける時間が長い為、何を報告したか記憶に残っています。
よって、「何度も同じ内容を報告をしている」状況に
そもそも上司や経営層が気付いていない場合があります。
こうした仕事の断捨離に関しては、経営層からのトップダウンも勿論必要ですが
そこから具体的な活動に落とし込むには
私の経験上、「ボトムアップ型断捨離」でなければ、実現出来ないと感じています。
このブログでは、私が現場から実践したボトムアップ型の業務断捨離について
ノウハウや体験談を綴っていきます。
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💡この記事は連載「報告の省き方」シリーズの第1部です
次の記事：「報告の負担と解消の意義」第1章-③ 報告の負担と解消の意義
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