■なぜ報告が嫌いになるのか？
上司から「報告して下さい」と言われた時、皆さんはどのように感じるでしょうか？
基本的には報告する期日までに、どんな内容を報告するのか整理し
場合によっては、資料の準備、会議室の段取りなど、色々なタスクが発生します。
また、それらを期日までにスケジュール管理しながら進めていく必要があります。
私の場合、社内報告の資料作りに関して
上司からの細かなアドバイスにストレスを感じたり
参加する人数の多い報告会では、開催する日程調整が大変で
すごく負担のかかる仕事でした。
一方で、企業活動をしていく上で、その断面での情報を整理し
経営層が適切な判断をしていく事が必要になってきます。
報告を受ける側にとっては、適切な判断を行う事が求められているので
報告内容に適切な情報が網羅されていない場合、その報告にストレスを感じます。
人によっては、そのストレスから高圧的な言動になってしまう場合もあります。
■情報過多な現代社会で、情報を纏める大変さ
インターネット、SNSの発達の影響で、私たちが1日に受け得る情報量は
江戸時代の一年分、平安時代の一生分と言われています。
私達の脳のキャパが江戸時代よりも大きく進化している訳ではないので、
脳内は情報処理で絶えず動いている状態です。
加えて、誰でも無料にインターネットやSNSで整理された情報にアクセスできます。
受け取る情報が整理された状態になっている事が、当たり前になっているとも取れます。
そんな中で、報告に必要な情報を整理したり
または求めている情報が整理されないまま報告を聞かされると
精神的な疲労に繋がると感じています。
企業のエンゲージメントの調査項目にも
「報告の多さ」「資料の多さ」が入っている場合があります。
報告の回数や報告資料の作成が適切でない場合
その会社で働く従業員のモチベーションは低下します。
私が在籍していた部署でも、報告が多い事で従業員のモチベーションが低下し
従業員が会社に対するエンゲージメントが低下した状態になっていました。
私は、他部署に比べて報告が多い部署で働いていた事もあり
「身の回りの報告が、本当に適切な状態なのか？」と疑問に感じていました。
報告を減らす事で、もっと将来の事業や改善活動に時間を費やせる状態にすることで
自分自身と周囲の同僚のモチベーションアップを実現したいと思いました。
次の記事では、報告に費やしている時間を減らした時の効果を
お金に換算する時の考え方や、空き時間が複利的に増えることを解説します。
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💡この記事は連載「報告の省き方」シリーズの第1部です
次の記事：「報告削減の複利効果」
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