■報告内容・人・タイミングの整理
報告を行う事に関しての「良し悪し」は人によって分かれます。
報告を減らしたいと上司に言った場合、上司にとって
その報告が必要と感じている場合、減らす事の意義や価値をしっかりと
説明できないと受け入れて貰えません。
なぜその報告を減らしたいと思っているのか、なぜ減らしても問題がない
または、減らす事によってどんな価値があるのか？
まずは、減らしたいと思っている報告に関しての実態把握から進める事をお勧めします。
調査の観点としては、以下になります。
・参加人数
・実施回数、頻度
・会議の目的
・報告内容
・参加者の役割設定
これらの観点において、アウトプットに対して過剰・過度になっている部分はないか？
または、別の報告会と照らし合わせた際に、二重にダブっている部分は無いか？
を確認していきます。
私の取り組んだ事例で言うと
「企画段階の予算承認」と、「実際に費用決裁を行う時の費用承認」について
報告内容のダブりがあり、企画段階から費用金額が変化無ければ、費用決裁する際の承認は
無くてもいいんじゃないか？という観点でダブりを解消していきました。
会議や報告で得られるアウトプットに対して、あまりにも多くの人数が集まりすぎていないか。
アウトプットが小間切れされ、回数が多くなりすぎていないか。
アウトプットについて、部長ではなく課長の承認ではダメなのか。
一度に集約するにはどのようにすべきかを考えてみて下さい。
■「ただやめる」は反対される理由
私が取り組んできた中で、「ただ単にこの報告をやめます」という提案は通りませんでした。
私が勤務している会社も、「仕事の断捨離をして生産性を上げる」という経営方針があったものの
それでも、「この報告とこの報告は被っているので、どちらかをやめたいです」という言い分は
上司や経営層の仕事ぶりを真っ向から否定する事になり、非常に受け入れられにくいです。
また、費用決裁といったお金関連の報告については
会計監査やガバナンスの観点で、企業としても固くしておいた方が無難であり
緩和する事にはそれなりの理由付けが必要になってきます。
「報告をやめても、会社の機能として問題無い状態が保てる事。」
まずは、これを主張できるように現状を把握していきましょう。
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💡この記事は連載「報告の省き方」シリーズの第2部です
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